Una de las decisiones más importantes al adquirir un nuevo software punto de venta tiene que ver con la ubicación física de la computadora donde este software puede ser instalado. De manera simplificada, hay tres caminos para elegir:
1. Puedes comprar un software que se instala en la computadora dónde se va a utilizar.
2. Puedes comprar un software que se instala en un servidor local, por ejemplo dentro de tu oficina o matriz.
3. Puedes comprar un software que se instala en la nube.
Primeramente, ¿Qué significa la nube? Este término se refiere a que los recursos computacionales (servidores, redes, almacenaje, aplicaciones, etc.) necesarios para el funcionamiento de cualquier software estén disponibles vía internet . Esto te permite accesar tus sistemas (y recursos) desde cualquier lugar, las 24 horas del día y en base a demanda; también, es importante destacar que una de las características que lo hacen atractivo es el mínimo esfuerzo que requiere para configurarse rápidamente.
Ya hay muchos ‘enemigos’ de nuestras tiendas allá afuera, como para amarrarnos las manos por una mala elección de algo tan importante como el software punto de venta.
De una manera simplista, la nube se refiere a contratar un servicio con la capacidad computacional necesaria para operar tu software. Este servicio es el encargado de que esas ‘computadoras’ funcionen «siempre» y «a largo plazo» y de manera confiable. Para que el equipo funcione «siempre», se debe instalar en lugares adecuados, debe recibir mantenimiento y debe estar a cargo de profesionales que vele por su seguridad. Para que funcione a «largo plazo», requiere de actualizar los equipos a la tecnología más nueva; no es lo mismo trabajar en una computadora de hace 5 o 10 años, que en una nueva.
De eso y más se encargan los servicios en la nube, por lo que a continuación, te presentamos 4 razones por las cuales es mejor elegir un sistema punto de venta en la nube.
Te da mayor accesibilidad.
Al comprar un software que se instala en una computadora, solamente puedes utilizarlo en esa computadora.
Al comprar un software que se instala en un servidor de red local, te permitirá dar acceso a otras computadoras al mismo software –pero con implicaciones serias sobre costos, esfuerzo necesario y desempeño– mismas que limitarán a que nivel podrás ‘compartir’ el software con otras computadoras.
Al comprar un software basado en la nube, este estará disponible en cualquier lugar del mundo que tenga una conexión a internet y a cualquier hora de manera segura y confiable. Un software en la nube te permite también monitorear tu negocio desde cualquier parte con tan solo acceder a una página de internet (tan sencillo como usar Facebook). Y, cuando llegue el momento de crecer, abrir una nueva sucursal o tienda será tan fácil como acceder al software en la computadora nueva y listo.
Te permite crecer fácilmente.
Al comprar un software que se instala en una computadora, crecer es casi imposible. Si requieres habilitar una nueva caja, una nueva sucursal o crear un nuevo acceso para tu supervisor de ventas, forzosamente necesitas comprar licencias adicionales del software. Además, esta nueva computadora no se podrá comunicar con la anterior, lo que se convierte en una pesadilla si requieres accesar múltiples sucursales o desde diferentes computadoras. Considéralo como si tus cajas, sucursales y usuarios fueran negocios independientes.
Al comprar un software que se instala en un servidor local, crecer es posible, pero muy complicado. Sin entrar en detalles técnicos, esto requiere de profesionales de la computación para instalar redes de comunicación entre todas las computadoras que quieran ‘usar’ el software. Si esto no fuera suficientemente complejo, cuando la nueva computadora está físicamente lejos de tu servidor (por ejemplo, una nueva sucursal), la labor es mucho más complicada, riesgosa y costosa (requiere por ejemplo, de enlaces dedicados, direcciones fijas, administración de redes, etc.). Para ‘cerrar con broche de oro’, si tu negocio crece rápidamente, deberás comprar seguido servidores nuevos que te permitan tener mayor capacidad para dar acceso a más computadoras.
Al comprar un software en la nube, el proceso de apertura de una nueva caja consistirá únicamente en la instalación del software en la computadora nueva. Dar acceso a nuevos usuarios es tan fácil como agregar su dirección de email en los permisos de tu empresa en una página de internet. Al abrir nuevas sucursales, no requieres más que una conexión a internet común y corriente. Y si tu negocio comienza a crecer, la capacidad de la nube se adapta a tus necesidades sin tener que pagar un peso adicional.
Es más costo-efectivo.
Todo esto pareciera indicar que un software en la nube será mucho más costoso, pero en realidad no es así. Múltiples estudios muestran que la cantidad de costos ocultos detrás de la compra de un software que se instala localmente comparado a uno en la nube son comparables a un iceberg, como muestra la siguiente imagen:
De manera resumida, lo que esta imagen nos dice es que comprar un software que se instala localmente –sea en una computadora o servidor– conlleva muchos gastos relacionados a su instalación y mantenimiento.
Todos estos costos son reales. Cuando un negocio decide ‘ahorrarse’ alguno de ellos, usualmente se traducen en costos de oportunidad y en riesgo para la operación. Por ejemplo, un negocio pudiera “ahorrarse costos” al no capacitar a su personal, pero esto implica que el sistema no sea utilizado de manera correcta e incluso genere errores, lo cual genera un costo de oportunidad al tener información errónea y deficiente comparado a la competencia; además de riesgos al tomar decisiones basadas en errores. Por otro lado, un negocio pudiera comprar un servidor más no invertir en personal que lo cuide; esto genera costos de oportunidad ya que disminuirá la vida útil del equipo, y también aumentará el riesgo de que el equipo se dañe y toda la información se pierda.
Cabe mencionar que también hay costos implícitos de obsolescencia de los equipos, costos de oportunidad cuando los sistemas están operando ‘lentos’ por problemas de capacidad, y costos para reemplazar equipo viejo o defectuoso.
Al comprar un software instalado en la nube, la mayoría de estos costos se eliminan para el usuario y son absorbidos por el proveedor del software. No solo eso, sino que además el proveedor de software es quien se asegura que el funcionamiento del equipo sea óptimo, que las computadoras sean nuevas y que los sistemas no queden abandonados.
Es más seguro.
La seguridad de tus datos y de tus equipos es importante ya que hay riesgos de perder tus datos, que tus equipos se dañen e incluso que tengas que parar la operación de tus cajas. Estos riesgos se pueden dividir en dos rubros. Primeramente, en términos de riesgos por actos no intencionales, por ejemplo, un cambio de voltaje que queme un disco duro, una gotera que dañe un servidor, o derramar un vaso de agua sobre una computadora, entre otros.
Segundo, en términos de riesgos por actos intencionales, por ejemplo, un colaborador que quiera ocasionar daño a la empresa, un ladrón que se robe los equipos, o un hacker que obtenga acceso a tus servidores.
Tener tu software en computadoras o servidores locales te convierte en el responsable número uno de la seguridad.
La nube, a diferencia de los equipos locales, mantiene respaldos de tu información para evitar pérdidas de la misma y opera bajo los estándares más altos de seguridad para mantener tu información a salvo de ataques –reduciendo significativamente los riesgos tanto intencionales como accidentales de perder tu información y de parar tu operación en cajas.
Bonus: Otras ventajas de la nube para reflexionar.
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Actualizaciones gratuitas. Tu software nunca se hará viejo ni requerirá licencias de actualización.
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Administra todo tu negocio desde un solo lugar. Por ejemplo, actualiza precios de todas tus sucursales desde tu escritorio, agrega o quita productos en un solo lugar, integra tus reportes de ventas en uno solo.
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Todas tus sucursales como si fueran la misma. Imagina que te dan un cupón de descuento para el supermercado, pero solamente lo puedes utilizar en la sucursal que está al otro lado de la ciudad y no en las otras 10 más cercanas a tu casa.
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Funcionamiento sin depender de Internet. Hay algunos sistemas, como Point, que incluso te permiten operar aún cuando tu conexión a internet falle. Esto es particularmente útil en lugares donde la conexión a internet no es la mejor.
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Referencias:
Photo by Stokpic / CC0