Un buen manejo de efectivo sigue siendo increíblemente importante para el éxito de las empresas. A pesar de los avances en el manejo de efectivo y la tecnología para su administración, todavía el elemento humano está involucrado en la mayoría de los errores de las transacciones en efectivo; esto significa que los colaboradores son una de las armas más efectivas para reducir el nivel de pérdida de efectivo.
Direcciones poco claras, procedimientos complejos, o tecnología obsoleta contribuyen a que la pérdida de efectivo siga siendo una de las mayores causas de pérdidas. Sin embargo, la responsabilidad del manejo de efectivo no debe caer únicamente sobre los cajeros; reducir la pérdida de efectivo es responsabilidad de todos. A continuación, te sugerimos algunas buenas prácticas que debes implementar en tu empresa para manejar efectivamente el efectivo y reducir la pérdida de efectivo.
1. Capacitación
¿No capacitas formalmente ni hay procedimientos establecidos? Espera confusión y confrontaciones, poca lealtad y rotación de personal. Los beneficios de cajeros bien entrenados incluyen más precisión y menos robos, cuentas que cuadran al final del turno, líneas más cortas y clientes más felices. Además, un buen entrenamiento ayuda a los cajeros a operar con confianza y les proporciona las herramientas que necesitan para reducir su dependencia del resto del personal.
2. Narrar la transacción en voz alta
Anunciar la transacción en voz alta garantiza que no habrá falta de comunicación entre el cajero y el cliente, lo cual reduce la probabilidad de que se dé incorrectamente el cambio; esta comunicación verbal tranquiliza a los clientes y mitiga el riesgo de disputas por el cambio.
3. Contar el contenido de la caja registradora
Tanto al comienzo como al final de cada turno, el contenido de la caja registradora debe cuadrar con el sistema punto de venta (POS); esto significa que debe contabilizarse el efectivo en la caja y el total debe coincidir con el total existente que señala el POS.
¿El efectivo de la caja no coincide con el POS? Podría ser un indicio de robo de efectivo o quizá sea el resultado de los errores sin mala intención de los cajeros o simplemente un mal conteo de efectivo.
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4. Mantener la caja registradora organizada
Varias denominaciones en la caja pueden causar una serie de problemas, desde conteos inexactos hasta dar accidentalmente el cambio equivocado. Hacer cumplir una política que exija una caja bien organizada alienta a los colaboradores a colocar cuidadosa y responsablemente los billetes y monedas, lo que hace que el cobro sea mucho más simple y reduce los costosos errores.
5. Estandarizar el manejo de efectivo
Los errores en la caja pueden evitarse fácilmente cuando los colaboradores que manejan efectivo saben cuál es el procedimiento correcto. Al establecer un código de administración de efectivo, los colaboradores cumplirán con las prácticas de manejo de efectivo adecuadas; además, establecer un proceso asegurará que el personal pueda seguir el mismo proceso cuando trabajen de forma autónoma; esto es particularmente importante en las pequeñas empresas donde el personal se queda solo durante largos períodos de tiempo o cuando tienen la responsabilidad del manejo de efectivo durante todo el turno.
Point proporciona soluciones que te pueden ayudar en la gestión de efectivo. El sistema brinda una idea clara de todas las transacciones en efectivo por lo que ya no será necesario realizar algunas tareas cotidianas de manejo de efectivo, lo cual significa que el personal puede enfocarse en realizar actividades que agregan valor a tus clientes y a tu negocio.
Referencias:
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https://smallbiztrends.com/2017/08/cash-handling-best-practices.html
https://www.tellermate.com/news-and-resources/3-tips-better-cash-handling-procedures-small-business/