Si estás por seleccionar un nuevo punto de venta tienes que leer esto. Los próximos 5 minutos te pueden ahorrar en el futuro mucho dinero y miles de horas de tu tiempo y el de tu equipo.
La selección de un software punto de venta para tu negocio no debe ser tomada a la ligera. Hay buenas prácticas (y sentido común) que te ayudará a seleccionar el mejor sistema para tu negocio. En menos de 5 minutos aprende cómo.
Lo que a continuación te explicamos parte de 3 puntos clave identificados a lo largo de nuestra experiencia:
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Nuestra filosofía en Point es deleitar a nuestros clientes. Nos desvivimos por lograrlo. Pero para lograr esto, el primer paso es que Point sea el sistema punto de venta adecuado para tus necesidades.
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Point, programa punto de venta en la nube tiene 10 módulos, más de 80 reportes y cientos de funciones específicas diseñadas para hacer la vida más fácil a cientos de clientes. Sin embargo, listar y explicar cada una de estas sería muy abrumador para nuestros clientes.
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Las necesidades del usuario, o las necesidades que cree, pueden ser infinitas y no existir ni en Point y en algunos casos en ningún otro software punto de venta por lo que dichas necesidades deben ser bien definidas.
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Por lo anterior, la responsabilidad de listar y priorizar las necesidades del negocio y asegurarse que el software seleccionado cumpla esos requisitos es de la persona que está buscando el sistema punto de venta. Desafortunadamente, es común que ningún sistema ofrezca el 100% de lo que buscas y como lo requieres. Entonces, no tener claras las prioridades o tomar una decisión apresurada puede llevarte a elegir basado en las razones equivocadas y en el futuro incluso ser mucho más caro.
A continuación, te proponemos una metodología para tu proceso de selección de programa punto de venta y te explicamos cada una:
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Listar necesidades
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Investigar por lo menos 3 opciones (en internet o con colegas)
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Evaluar pros y contras
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Considerar tu crecimiento futuro
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Seleccionar el más adecuado (precio)
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Adaptar tu operación y procesos al software seleccionado
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1. Listar necesidades
Cada modelo de negocio es único. Las necesidades de un café no serán las mismas que las del café de enseguida. Es importante que hagas sesiones de trabajo con cajeros, gerentes de tiendas, departamento de sistemas y directores para listar todo lo que cada quién considera importante.
¿Porqué con tanta gente? Porqué tendrán necesidades a diferentes niveles. Por ejemplo:
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Un cajero pudiera requerir que sea una interfaz táctil, rápida y fácil de entender.
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Un gerente de sucursal pudiera requerir que el cierre de turno opere de cierta forma.
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El departamento de sistemas querrá poder administrar desde un portal central.
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Los directores querrán indicadores de la venta por tienda, por plaza y en general.
Te proporcionamos la siguiente matriz de decisión para facilitar tu labor de identificar necesidades:
Notarás que la columna Prioridad la dividimos en “Requerido” y “Preferible”. Debes entender que, si tu lista es muy amplia, difícilmente habrá un sistema que cubra todo. Por eso la importancia de definir que es un requisito absoluto y qué es una petición preferente, por ejemplo:
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El cajero no podrá autorizar descuentos. – Requerido
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El color de la interfaz de la caja deberá ser editable. – Preferible
2. Identificar por lo menos 3 opciones
Hay cientos de opciones de programas punto de venta, no debería ser difícil solicitar información de al menos tres sistemas, algunas recomendaciones de búsqueda:
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Busca opciones en internet y/o habla con colegas para recomendaciones.
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Inicia navegando el sitio web de cada sistema.
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Posteriormente solicita un demo o una llamada para aclarar muy bien cuáles de tus necesidades están cubiertas y cuales no.
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Toma notas importantes de cada llamada.
3. Evaluar pros y contras
Una vez que tu matriz de decisión está lista podrás proceder a evaluar pros y contras de la siguiente manera:
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Acomoda el listado de necesidades primero los requerimientos y después lo preferible.
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Acomoda las columnas de las opciones evaluadas en base a las que cumplen más requerimientos.
4. Considera tu crecimiento futuro
Antes de tomar tu decisión, piensa si hay algo que pudiera ser necesario en el futuro y que no ha sido considerado. Por ejemplo, administrar más de 1 tienda pudiera hoy no ser relevante, pero en el momento en que abras más sucursales lo será.
De ser necesario, solicita otra llamada con el asesor de ventas para aclarar últimos detalles con el proveedor. Incluso previo a la llamada te sugerimos descargar la matriz de decisión en el siguiente link: Llenar matriz para seleccionar el mejor punto de venta para mi negocio.
5. Selecciona el más adecuado
Una vez que tienes evaluadas tus opciones y sabes cuál te gustaría, evalúa el precio y toma una decisión.
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Obtén el precio de cada opción, ten cuidado si el sistema tiene un costo por módulo.
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Si el sistema maneja un precio “único” asegúrate de entender por qué razones pudieras tener que pagar más, sean actualizaciones, configuraciones, nuevas versiones, mantenimiento, o cualquier otro concepto. También pregunta que tan frecuente es esto en clientes similares a ti.
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Junto a los tomadores de decisión, seleccionen el sistema punto de venta más adecuado.
6. Adapta tu operación y procesos al software seleccionado
Si el 100% de tus requerimientos fueron cumplidos por tu software seleccionado puedes brincar este paso. Sin embargo, eso no es muy común.
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Haz una lista de los requerimientos que no fueron cumplidos por el sistema seleccionado.
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Habla con los responsables de dicho requerimiento para informar que ya no podrán operar de esa forma.
Por ejemplo, si un requerimiento era poder dividir la cuenta en más de una persona y esto no será posible, entonces los cajeros deberán aprender cómo cobrar manualmente a quienes así lo requieran.
Listo, siguiendo estos pasos tu selección será estructurada y bien tomada, previniendo que en el futuro comience a haber problemas por no haber considerado los alcances de la solución. Recuerda que la tecnología avanza rápidamente y las herramientas de tu negocio deben estar actualizadas para generar un mayor control y monitoreo de tus tiendas a través de un software punto de venta innovador y eficiente para la operación diaria de tu negocio. Conoce más de Point y evalúa si es un sistema punto de venta alineado a tus necesidades en la matriz de decisión.
➡️Descargar matriz de decisión para la selección del mejor punto de venta
Referencias: